Page 55 - Telebrasil - Março/Abril 1982

c) A biblioteca está associada náo ao centro de fio, mas a agru­
pamentos de equipamentos. Por exemplo, se em um centro de
trânsito na equipamento ARM (de trânsito a quatro fios) e um
estágio seletor de grupo de distribuição (GV-T, GV-N), cada
um tem sua biblioteca separada. Do mesmo modo, se em um
mesmo centro de fios temos 4 estações locais de 10.000 termi­
nais cada, entroncados com um estágio seletor de grupo unifi­
cado para 40.000 terminais, temos 5 bibliotecas separadas.
Outro exemplo: se em um mesmo pavimento há duas cen­
trais, cada uma delas tem sua biblioteca.
As documentações expedidas somente da Ericsson do Brasil
para algumas concessionárias no período 1965-1980 para do­
cumentar suas centrais totalizam:
Principais recebedores de documentos
Empresa Embratel
Quantidade de
bibliotecas 57
Total de
pastas 3.016
Peso (kg) 6.000
Fonte: Ericsson do Brasil
Desburocratizar — O que fazer para reduzir custos de
manuseio e guarda da documentação
Três providências estão na base da racionalização:
a) Eliminar a redundância de documentos na empresa.
b) Estruturar a biblioteca de m odo que as informações para
cada atividade na concessionária estejam contidas em uma
seção ou módulo.
c) Uso de processos mais modernos no transporte e recupera­
ção da informação (microfotografia e banco de dados).
Abaixo a redundância!
A cláusula contratual de documentação é bastante simplista e
responsável pela redundância de documentos. Exige cinco
vias da documentação da central, sem levar em conta que de­
terminadas seções da biblioteca têm uso restrito. Náo consi­
dera também que os usuários do escritório central recebem,
em cada via de uma central, considerável parte de documen­
tos redundantes relativos a todos os documentos não específi­
cos. Exemplificando, um diagrama de circuito de um produto
que ocorre em 50 centrais de uma concessionária é hoje incluí­
do nas 250 vias da biblioteca enviadas a essa concessionária.
Supondo que essas centrais acham-se em 50 locais distintos e
cada uma recebe uma via de sua biblioteca, restam 200 vias
que estão nos departamentos centralizados da administração.
Um determinado departamento (por exemplo, engenharia de
equipamentos) receberá 50 cópias idênticas do diagrama de
circuito. Supondo que cada departamento tenha seu arquivo
exclusivo, bastaria uma cópia do diagrama. Se departamentos
localizados no mesmo edifício compartilhassem da mesma bi­
blioteca, seriam necessárias menos cópias ainda.
Outro exemplo bem concreto se refere a manuais padroniza­
dos que, justamente devido a esta aplicação geral, não for­
mam parte da biblioteca de cada central. São fornecidos para
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auxiliar as empresas na operação dos equipamentos. Cada
manual padronizado é formado por dois ou três volumes. Em­
bora sua redundância náo seja tão calamitosa como a das bibli­
otecas, a quantidade de vias depende dos procedimentos em
cada concessionária.
A Telesp, considerando a excessiva redundância destes ma­
nuais, racionalizou suas exigências. Hoje, para cada equipa­
mento padrão (periféricos, testadores, instrumental), especi­
fica para sua área de concessão uma quantidade fixa de cinco
vias para os departamentos centralizados e uma via para o lo­
cal em que o equipamento está instalado (na central comuta­
dora na maioria dos casos).
Outras empresas ainda náo racionalizaram suas exigências e
continuam trabalhando com enorme redundância, pois ainda
tratam os manuais padronizados como documentação vin­
Telesp CRT Telemig culada a cada contrato, exigindo quatro vias por central. Uma
delas é mantida junto ao equipamento, restando a proporção
de três vias, absolutamente idênticas, por central, para uso
356 100 87 dos departamentos centralizados.
11.360 6.000 5.220
Estrutura racional da biblioteca
45.000 13.000 11.000
A biblioteca deve ser estruturada de forma a reunir em cada
seção as informações necessárias a cada departamento da con­
cessionária. Assim, em vez de se solicitar cinco vias de todo o
conjunto, deve-se racionalizar a quantidade necessária de
cada seção em função da sua finalidade.
Uma biblioteca de equipamento convencional pode ser estru­
turada, dentro do critério exposto, do seguinte modo:
Seção A : índice geral, entroncamento, instruções e docu­
mentos gerais sobre a biblioteca
Seção B,C : documentos associados ao Produto
Seção D : documentos associados à Programação
Seção E : documentos associados à Montagem
Seção F : documentos associados ao Distribuidor Interme­
diário
Seção G : documentos associados à Cabeação
Seção H : documentos associados à Supervisão
Seção K : documentos de equipamento de Força.
As empresas operadoras têm departamentos especializados
em equipamento de comutação, equipamento de força, trá­
fego, prédios, etc. Cada um deles necessita de uma ou mais
seções específicas da biblioteca. Obviamente as seções de dis­
tribuição distinta devem estar encadernadas em volumes se­
parados. Haverá considerável redução de espaço e custo ad­
ministrativo em cada departamento pela eliminação daquelas
seções sem intersse na sua atividade. Em outras palavras,
cada uma das seções deve ser exclusivamente enviada àquelas
entidades que trabalham com suas informações. Um exemplo
muito evidente se refere aos documentos de cartão de circuito
impresso. Esse produto tem manutenção centralizada em um
''centro de reparo" e a função da manutenção na central é tro­
car um cartão com falha por um sobressalente, enviando o pri­
meiro ao "centro de reparo" para recuperação. Náo se justifica
neste caso enviar a seção com documentos de circuito impres­
so para cada uma das centrais. Em se aplicando simultanea­
mente o critério da especialização das seções e eliminação da
redundância, as cinco vias por central reduzir-se-ão a apenas
duas vias por empresa operadora: uma via para o arquivo cen­
tral e outra para o centro de reparo. ?
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