Page 10863 - Revista Telebrasil

seção jurídica

Arquivamento e microfilmagem

de documentos

ELVO SANTORO

Advogado da TELERJ

Um dos assuntos que mais preocupam De ver que não basta a opinião da equipe teve a sua vigência suspensa, "até que lei

os diversos setores da TELERJ é, sem técnica: fixados por esta os prazos de per­ especial discipline a matéria nele contida"

dúvida, o do arquivamento de documentos manência da documentação, serão obriga­ (art. 1.° da lei 6.246, de 08.10.75). Em face

e processos. Os problemas de descarte de toriamente ouvidos a Procuradoria Geral do desse dispositivo legal, os processos, fin­

documentos que não serão mais utilizados Estado, tendo-se em conta a sua condição dos ou não, permanecerão em arquivo, até

e de processos já findos é medida que se de órgão central do sistema jurídico esta­ que lei especial solucione o problema.

impõe, tanto no sentido da atualização, co­ dual e o Departamento Geral de Documen­

mo no da liberação de espaço físico, para tação da Secretaria de Justiça, na sua Atualmente, a não ser nos casos em que-

acomodação de uma massa de fluxo inin­ função de órgão central do sistema de do­ a lei determine expressamente a conser­

terrupto, a qual, sem uma triagem judiciosa cumentação do Estado (parágrafo único do vação do documento original, seja ele clas­

e constante, acarretaria um represamento art. 102). sificado como eventual, transitório ou per­

inútil e de dificil solução. Acresça-se que ao manente, não se faz necessária a sua per­

problema espaço se juntaria o de custo, na Evidente que numa Empresa conces­ manência em arquivo, desde que se lhe

guarda, sem motivo, de documentação, cu­ sionária de serviço de telecomunicações há aplique o processo de microfilmagem.

ja valia é nenhuma ou, na melhor das a possibilidade de uma maior agilidade e

hipóteses, duvidosa. menor buracracia, não só na tramitação,

como na manutenção e retenção, em arqui­ É o que dispõe a lei 5.433 de 08.05.68, art.

Da parte dos responsáveis pela guarda e vo, da sua documentação. É questão, ape­ -

manutenção desse volume imenso de nas, de estudo da situação existente, tendo #

papéis e processos surge constantemente em vista, primordialmente, a importância “E autorizada, em todo território nacio­

a pergunta: é viável e legal o seu descarte, a do papel a ser arquivado e, em seguida, o nal, a microfilmagem de documentos parti­

eliminação dos arquivos ou a destruição tempo de sua' utilização provável e o es­ culares e oficiais arquivados, estes de ór­

mecânica da documentação dentro de pra­ paço físico que vai ocupar. gãos federais, estaduais e municipais.

zo determinado?

Com relação a papéis relativos a ações li­ § 1o — Os microfilmes de que trata esta

Evidente que é inviável a sua manuten­ gadas à Justiça, varia a forma e o tempo de lei, assim como as certidões, os traslados e

ção por tempo intederminado, em arquivo. sua manutenção entre a Justiça comum e a as cópias fotográficas obtidas diretamente

0 ideal é proceder-se, periodicamente, a trabalhista. dos filmes produzirão os mesmos efeitos

uma avaliação dos documentos custodia­ legais dos documentos originais, em juizo

dos por uma equipe técnica para esse fim Na Justiça Trabalhista, os processos não ou fora dele".

indicada por dirigente de órgão a nível de terminados ficam em arquivo nos respecti­

Departamento, com vistas à definição do vos Juizos o u Tribunal Regional. Não há, pois, necessidade de se conser­

valor do acervo, classificando-o como de var em depósito uma imensa massa de do­

guarda permanente, transitória, ou even­ Os processos findos, de acordo ccm a re­ cumentos, os quais, com a microfilmagem,

tual, tal como em recente disposição legal, solução administrativa n.° 2, do Tribunal Re­ podem ser reduzidos a um volume infimo,

decreto n.° 2.030, de 11 de agosto do corren­ gional do Trabalho (Diário da Justiça de mormente quando a lei dispõe que os mi­

te ano, dispôs o governo do Estado do Rio 28.03.77), quando arquivado há mais de cin­ crofilmes "produzirão, em juizo ou fora de­

oe Janeiro. co anos, são inutilizados e transformados le, os mesmos efeitos dos documentos ori­

em pasta para produção de papel. ginais”.

Naquele texto são classificados e defini­

dos, com perfeição, os documentos, sendo Quanto aos processos da Justiça Co­ A reforçar a sistemática legal citada está

que uma equipe técnica, para esse fim de­ mum, prescrevia o Código de Processo Ci­ o atual Código de Processo Civil, que

signada, estabelecerá os prazos de sua re­ vil, artigo 1.215, a "incineração, destruição também admite outros tipos de reprodução,

tenção, “em tabelas de temporalidade, mecânica ou por outro meio adequado, fin­ validando esta como se fosse o original. É o

aplicáveis, de futuro, a documentos da do o prazo de cinco anos, contado da data que dizem os artigos 383 a 385, que convém

mesma espécie" (art. 102). do arquivamento”. Esse artigo, no entanto. reproduzir: