Page 57 - Telebrasil - Novembro/Dezembro 1978
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seção jurídica
Arquivamento e microfilmagem
de documentos
ELVO SANTORO
Advogado da TELERJ
Um dos assuntos que mais preocupam De ver que não basta a opinião da equipe teve a sua vigência suspensa, "até que lei
os diversos setores da TELERJ é, sem técnica: fixados por esta os prazos de per especial discipline a matéria nele contida"
dúvida, o do arquivamento de documentos manência da documentação, serão obriga (art. 1.° da lei 6.246, de 08.10.75). Em face
e processos. Os problemas de descarte de toriamente ouvidos a Procuradoria Geral do desse dispositivo legal, os processos, fin
documentos que não serão mais utilizados Estado, tendo-se em conta a sua condição dos ou não, permanecerão em arquivo, até
e de processos já findos é medida que se de órgão central do sistema jurídico esta que lei especial solucione o problema.
impõe, tanto no sentido da atualização, co dual e o Departamento Geral de Documen
mo no da liberação de espaço físico, para tação da Secretaria de Justiça, na sua Atualmente, a não ser nos casos em que-
acomodação de uma massa de fluxo inin função de órgão central do sistema de do a lei determine expressamente a conser
terrupto, a qual, sem uma triagem judiciosa cumentação do Estado (parágrafo único do vação do documento original, seja ele clas
e constante, acarretaria um represamento art. 102). sificado como eventual, transitório ou per
inútil e de dificil solução. Acresça-se que ao manente, não se faz necessária a sua per
problema espaço se juntaria o de custo, na Evidente que numa Empresa conces manência em arquivo, desde que se lhe
guarda, sem motivo, de documentação, cu sionária de serviço de telecomunicações há aplique o processo de microfilmagem.
ja valia é nenhuma ou, na melhor das a possibilidade de uma maior agilidade e
hipóteses, duvidosa. menor buracracia, não só na tramitação,
como na manutenção e retenção, em arqui É o que dispõe a lei 5.433 de 08.05.68, art.
Da parte dos responsáveis pela guarda e vo, da sua documentação. É questão, ape -
manutenção desse volume imenso de nas, de estudo da situação existente, tendo #
papéis e processos surge constantemente em vista, primordialmente, a importância “E autorizada, em todo território nacio
a pergunta: é viável e legal o seu descarte, a do papel a ser arquivado e, em seguida, o nal, a microfilmagem de documentos parti
eliminação dos arquivos ou a destruição tempo de sua' utilização provável e o es culares e oficiais arquivados, estes de ór
mecânica da documentação dentro de pra paço físico que vai ocupar. gãos federais, estaduais e municipais.
zo determinado?
Com relação a papéis relativos a ações li § 1o — Os microfilmes de que trata esta
Evidente que é inviável a sua manuten gadas à Justiça, varia a forma e o tempo de lei, assim como as certidões, os traslados e
ção por tempo intederminado, em arquivo. sua manutenção entre a Justiça comum e a as cópias fotográficas obtidas diretamente
0 ideal é proceder-se, periodicamente, a trabalhista. dos filmes produzirão os mesmos efeitos
uma avaliação dos documentos custodia legais dos documentos originais, em juizo
dos por uma equipe técnica para esse fim Na Justiça Trabalhista, os processos não ou fora dele".
indicada por dirigente de órgão a nível de terminados ficam em arquivo nos respecti
Departamento, com vistas à definição do vos Juizos o u Tribunal Regional. Não há, pois, necessidade de se conser
valor do acervo, classificando-o como de var em depósito uma imensa massa de do
guarda permanente, transitória, ou even Os processos findos, de acordo ccm a re cumentos, os quais, com a microfilmagem,
tual, tal como em recente disposição legal, solução administrativa n.° 2, do Tribunal Re podem ser reduzidos a um volume infimo,
decreto n.° 2.030, de 11 de agosto do corren gional do Trabalho (Diário da Justiça de mormente quando a lei dispõe que os mi
te ano, dispôs o governo do Estado do Rio 28.03.77), quando arquivado há mais de cin crofilmes "produzirão, em juizo ou fora de
oe Janeiro. co anos, são inutilizados e transformados le, os mesmos efeitos dos documentos ori
em pasta para produção de papel. ginais”.
Naquele texto são classificados e defini
dos, com perfeição, os documentos, sendo Quanto aos processos da Justiça Co A reforçar a sistemática legal citada está
que uma equipe técnica, para esse fim de mum, prescrevia o Código de Processo Ci o atual Código de Processo Civil, que
signada, estabelecerá os prazos de sua re vil, artigo 1.215, a "incineração, destruição também admite outros tipos de reprodução,
tenção, “em tabelas de temporalidade, mecânica ou por outro meio adequado, fin validando esta como se fosse o original. É o
aplicáveis, de futuro, a documentos da do o prazo de cinco anos, contado da data que dizem os artigos 383 a 385, que convém
mesma espécie" (art. 102). do arquivamento”. Esse artigo, no entanto. reproduzir:
